Legal

Privacy Policy
& Cookies

How we collect, process and protect your data — laid out clearly and completely.

Flixel Privacy Policy & Cookies
Data Controller
Who is responsible for your data

In accordance with Regulation (EU) 2016/679 (GDPR), we provide comprehensive information on how we collect, process, and protect your personal data.

The Controller of your personal data is FLIXEL Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością with its registered office at ul. Mglista 19A, 43-300 Bielsko-Biała, KRS: 0001219640, NIP: 5472257832, REGON: 543815339. Website: flixel.co.

Data protection contact: contact@flixel.co
Section 3
Purposes & legal bases of processing

We process your personal data based on the following legal grounds specified in the GDPR:

  • To perform a contract or to take steps at your request prior to entering into a contract, e.g., scheduling a meeting (Art. 6(1)(b) GDPR)
  • To comply with legal obligations incumbent on the Controller, including accounting and tax obligations (Art. 6(1)(c) GDPR)
  • For the purposes of legitimate interests pursued by the Company, such as establishing or defending against legal claims, and ongoing business communication (Art. 6(1)(f) GDPR)
  • Based on your voluntary consent for specific purposes, including the installation of optional cookies (Art. 6(1)(a) GDPR)
Sections 4 & 5
What data we collect & who receives it
Categories of data

We primarily process data necessary for business communication and cooperation: name and surname, company name, Tax ID, e-mail address, phone number, billing details, data provided voluntarily during meeting bookings in the cal.com system, and technical/analytical data obtained via cookies. Most data is collected directly from you. Some technical data is collected automatically while you use the website.

Recipients & transfers outside the EEA

We do not sell your data. We share it only with legally authorized entities and trusted third parties supporting our operations under data processing agreements. These include: cloud service providers (e.g., Google Drive), internal communication systems (e.g., Slack), IT and software service providers, our accounting office, and our meeting scheduling system provider (cal.com).

Due to the use of global service providers, your data may be transferred outside the European Economic Area (EEA). In such cases, we ensure an adequate level of protection, primarily by relying on Standard Contractual Clauses approved by the European Commission.

Section 6
How long we keep your data
  • Contract data — for the duration of the contract, and after its conclusion until the expiration of the statute of limitations for claims
  • Accounting & tax documentation — for the period required by law (e.g., 5 years counting from the end of the calendar year)
  • Consent-based data — until the consent is withdrawn
  • Recruitment data — until the end of the recruitment process, unless you consent to future recruitments
Section 7
Your rights under GDPR

In accordance with GDPR regulations, you have a full range of rights:

Access & copy
Rectification
Erasure
Restriction
Data portability
Object to processing
Withdraw consent
Lodge complaint (UODO)

You also have the right to lodge a complaint with the supervisory authority — the President of the Personal Data Protection Office (UODO).

Section 8
Cookies & meeting booking

Our website uses cookies — small text files saved on your device. We use cookies for the following purposes:

  • Strictly necessary — for the proper functioning of the website
  • Analytical & statistical — to understand how users interact with the site (e.g., Google Analytics), which helps us improve its structure
  • Marketing — if you grant appropriate consent

You can manage your cookie preferences through your web browser settings or via the consent panel on our website.

We do not use a standard contact form. To schedule a business meeting, we use an external solution, cal.com. The data you enter into this system (e.g., name, e-mail) is used exclusively to manage the Company's calendar and facilitate the scheduled video call.

Specific Information Clauses
Clauses by relationship type

The following clauses apply to specific categories of people whose data we process.

01
Clients & Cooperating Parties
Personal data is processed to conclude and perform service agreements and fulfill accounting and tax obligations. Providing data (e.g., company details, Tax ID, contact persons) is voluntary but necessary to establish cooperation. Data is retained for the duration of services, plus the statute of limitations period and the time required by law for financial records.
02
Contractors (B2B / Civil Law)
We process data of entities and individuals providing services to the Company to conclude, perform, and settle mandate contracts, contracts for specific work, or B2B cooperation agreements under Art. 6(1)(b) and (c) GDPR. As part of our cooperation, your data may be processed in our operating systems (e.g., Google Drive, Slack, task management). Data is stored for the duration of the agreement, then until the expiration of claims and mandatory archiving.
03
Job Candidates
We process your data to evaluate qualifications and conduct the recruitment process. The legal basis for data specified in labour law is the necessity to take steps prior to entering into a contract. Additional data (e.g., hobbies, photo) is processed based on your consent. If you consent to future recruitments, data is processed until that consent is withdrawn.
04
Interns & Trainees
Personal data of interns and trainees is collected and processed to conclude and implement an internship or student traineeship agreement, and to fulfill related legal obligations. Data is stored for the duration of the internship, and after its completion for the time necessary to archive documentation and until potential claims expire. Providing data is a requirement to commence the internship or traineeship.
Administrator Danych
Kto odpowiada za Twoje dane

Zgodnie z wymogami Rozporządzenia (UE) 2016/679 (RODO) przedstawiamy kompleksowe informacje dotyczące tego, w jaki sposób gromadzimy, przetwarzamy i chronimy Twoje dane osobowe.

Administratorem Twoich danych osobowych jest FLIXEL Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą przy ul. Mglista 19A, 43-300 Bielsko-Biała, KRS: 0001219640, NIP: 5472257832, REGON: 543815339 (dalej: „Administrator" lub „Spółka"). Adres strony: flixel.co.

Kontakt w sprawach danych: contact@flixel.co
Sekcja 3
Cele i podstawy prawne przetwarzania

Przetwarzamy Twoje dane osobowe opierając się na następujących podstawach prawnych określonych w RODO:

  • W celu wykonania umowy lub do podjęcia działań na Twoje żądanie przed jej zawarciem, np. umówienie spotkania (art. 6 ust. 1 lit. b RODO)
  • W celu wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w tym obowiązków księgowych i podatkowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO)
  • Do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Spółkę, takich jak dochodzenie roszczeń lub obrona przed nimi, a także bieżąca komunikacja biznesowa (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)
  • Na podstawie Twojej dobrowolnej zgody w określonych celach, w tym na instalację opcjonalnych plików cookies (art. 6 ust. 1 lit. a RODO)
Sekcje 4 i 5
Jakie dane zbieramy i komu je udostępniamy
Kategorie danych

Przetwarzamy przede wszystkim dane niezbędne do komunikacji i współpracy biznesowej: imię i nazwisko, nazwę firmy, NIP, adres e-mail, numer telefonu, dane dotyczące rozliczeń, dane podawane dobrowolnie podczas rezerwacji spotkań w systemie cal.com oraz dane techniczne i analityczne pozyskiwane za pośrednictwem plików cookies. Większość danych pozyskujemy bezpośrednio od Ciebie. Część danych technicznych gromadzona jest automatycznie podczas korzystania ze strony.

Odbiorcy danych i transfer poza EOG

Twoje dane nie są sprzedawane. Udostępniamy je wyłącznie podmiotom uprawnionym z mocy prawa oraz zaufanym podmiotom trzecim wspierającym naszą działalność na podstawie zawartych umów powierzenia przetwarzania danych. Należą do nich: dostawcy usług chmurowych (np. Google Drive), systemy do komunikacji wewnętrznej (np. Slack), dostawcy usług IT i oprogramowania, biuro rachunkowe oraz dostawca systemu do rezerwacji spotkań (cal.com).

W związku z korzystaniem z globalnych usługodawców, Twoje dane mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG). W takich przypadkach zapewniamy odpowiedni stopień ochrony, opierając się na zatwierdzonych przez Komisję Europejską Standardowych Klauzulach Umownych.

Sekcja 6
Jak długo przechowujemy Twoje dane
  • Dane zawarte w umowach — przez czas ich trwania, a po zakończeniu do upływu terminu przedawnienia roszczeń
  • Dokumentacja księgowo-podatkowa — przez okres wymagany przepisami prawa (np. 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego)
  • Dane przetwarzane na podstawie zgody — do momentu jej wycofania
  • Dane z rekrutacji — do zakończenia procesu, chyba że wyrazisz zgodę na przyszłe rekrutacje
Sekcja 7
Twoje prawa wynikające z RODO

Zgodnie z przepisami RODO, przysługuje Ci pełny wachlarz praw:

Dostęp i kopia danych
Sprostowanie
Usunięcie danych
Ograniczenie przetwarzania
Przenoszenie danych
Sprzeciw wobec przetwarzania
Cofnięcie zgody
Skarga do PUODO

Masz również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego — Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Sekcja 8
Pliki cookies i system rezerwacji spotkań

Nasza strona internetowa używa plików cookies — niewielkich plików tekstowych zapisywanych na Twoim urządzeniu. Wykorzystujemy pliki cookies w celach:

  • Niezbędnych — do prawidłowego funkcjonowania strony
  • Analitycznych i statystycznych — do zrozumienia, w jaki sposób użytkownicy korzystają ze strony (np. Google Analytics), co pozwala nam ulepszać jej strukturę
  • Marketingowych — jeżeli wyrazisz na to odpowiednią zgodę

Zgodami na pliki cookies możesz samodzielnie zarządzać za pomocą ustawień swojej przeglądarki internetowej lub z poziomu panelu zgód na naszej stronie.

Nie korzystamy ze standardowego formularza kontaktowego. W celu umówienia spotkania biznesowego korzystamy z zewnętrznego rozwiązania cal.com. Dane wprowadzane przez Ciebie w tym systemie (np. imię, e-mail) są wykorzystywane wyłącznie do zarządzania kalendarzem Spółki i zrealizowania zaplanowanej rozmowy wideo.

Szczegółowe Klauzule Informacyjne
Klauzule według rodzaju relacji

Poniższe klauzule dotyczą konkretnych kategorii osób, których dane przetwarzamy.

01
Klienci i osoby współpracujące
Dane osobowe klientów i współpracowników przetwarzane są w celu zawarcia i wykonania umów o świadczenie usług oraz dla realizacji obowiązków rachunkowych i podatkowych. Podanie danych (np. danych firmowych, NIP, danych osób do kontaktu) jest dobrowolne, ale stanowi warunek konieczny do zawarcia i realizacji umowy. Dane przechowujemy przez okres realizacji usług, a następnie przez czas przedawnienia roszczeń i czas wymagany prawem dla dokumentacji finansowej.
02
Kontraktorzy (B2B / umowy cywilnoprawne)
Dane osobowe podmiotów i osób świadczących usługi na rzecz Spółki przetwarzamy w celu zawarcia, realizacji i rozliczenia umowy zlecenia, umowy o dzieło lub umowy o współpracy (B2B) na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO. W ramach współpracy Twoje dane mogą być przetwarzane w naszych systemach operacyjnych (np. Google Drive, Slack). Dane przechowujemy przez okres obowiązywania umowy, a po jej rozwiązaniu do momentu przedawnienia roszczeń i obowiązkowej archiwizacji dokumentów księgowych.
03
Kandydaci do pracy
Twoje dane przetwarzamy w celu oceny kwalifikacji i przeprowadzenia rekrutacji. Podstawą prawną dla zakresu danych wskazanego w przepisach prawa pracy jest konieczność podjęcia działań przed zawarciem umowy. Dodatkowe dane (np. zainteresowania, zdjęcie) przetwarzamy na podstawie Twojej zgody. W przypadku zgody na udział w przyszłych rekrutacjach dane będziemy przetwarzać do czasu jej wycofania. Posiadasz prawo wycofania zgody w każdym momencie.
04
Stażyści i praktykanci
Dane osobowe stażystów i praktykantów są gromadzone i przetwarzane w celu zawarcia i realizacji umowy o staż lub praktykę studencką oraz organizacji stażu i realizacji powiązanych obowiązków prawnych. Dane przechowujemy przez okres odbywania stażu, a po jego zakończeniu przez czas niezbędny do archiwizacji dokumentacji oraz wygaśnięcia potencjalnych roszczeń. Podanie danych jest wymogiem do rozpoczęcia stażu lub praktyki.